Cuando se trata de la planificación de personal, muchas organizaciones siguen pensando en la elaboración de un calendario. Sin embargo, para las empresas que trabajan por proyectos, operan en múltiples ubicaciones y emplean una combinación de personal fijo, temporal y autónomos, la planificación es mucho más que eso. Es un rompecabezas diario en el que confluyen la disponibilidad, la legislación y la normativa, los costes y la incertidumbre.

La realidad de la planificación de personal basada en proyectos

En entornos basados en proyectos, la demanda está en constante cambio. Los proyectos comienzan y terminan, cambian de ubicación y las habilidades necesarias varían según la tarea. Al mismo tiempo, los empleados suelen trabajar en varios proyectos en diferentes ubicaciones.

Esto conduce a:

• Sin horarios fijos

• Muchos cambios de última hora

• Continuamente cambiando de personal

Por ello, los planificadores suelen estar ocupados con soluciones ad hoc en lugar de poder mirar hacia el futuro.

Varias ubicaciones, diferentes normas

Las organizaciones que operan en múltiples ubicaciones se enfrentan a diversos acuerdos contractuales, suplementos y tiempos de descanso. Estas diferencias pueden incluso variar según el empleado o el tipo de trabajo. En la práctica, observamos que:

• Las normas no siempre se aplican de manera coherente.

• Los errores solo se hacen visibles a posteriori.

• El riesgo de problemas aumenta a medida que la organización crece.

Esto hace que la planificación no solo sea complicada, sino también arriesgada.

La piel flexible: trabajadores temporales y autónomos

La flexibilidad es esencial para muchas organizaciones. Los trabajadores temporales y los autónomos permiten adaptarse rápidamente y hacer frente a los picos de trabajo. Al mismo tiempo, sin embargo, traen consigo una mayor incertidumbre.

Los retos más comunes son:

• Información sobre disponibilidad insuficiente o tardía

• Cancelaciones de última hora

• Mucho contacto manual a través de llamadas, mensajes de texto y coordinación.

Además, se aplican otros acuerdos y tarifas a los empleados fijos, los trabajadores temporales y los autónomos. La elección de a quién se contrata tiene un impacto directo en los costes y el margen.

Núcleo fijo frente a estructura flexible: una consideración estratégica

El equilibrio entre los empleados fijos y los trabajadores flexibles no es una elección puramente operativa, sino estratégica.
¿Cuándo se recurre al núcleo fijo? ¿Cuándo se recurre a los trabajadores flexibles? ¿Qué significa eso para los costes, la continuidad y la calidad?

Sin una buena comprensión, estas decisiones se toman a menudo basándose en la intuición, a pesar de que su impacto es considerable.

Gestión de equipos: el eslabón olvidado

Muchas organizaciones trabajan con un grupo fijo (o más fijo) de trabajadores flexibles. Sin embargo, a menudo falta información sobre:

• Quién es el más fiable

• Quién está disponible con frecuencia

• Quién debería tener prioridad

• Si el trabajo se distribuye de manera justa

El resultado: trabajadores temporales insatisfechos, pérdida de buenos empleados y menor previsibilidad.

Por qué el software de planificación tradicional se queda corto

Muchas soluciones existentes se han desarrollado para:

• Horarios fijos

• Una ubicación

• Un tipo de empleado

En entornos complejos, esto conduce a:

• Mucho trabajo manual

• Soluciones alternativas en Excel

• Falta de visión general

• Estrés entre los planificadores e inquietud entre los empleados

Lo que se necesita no es un simple horario, sino un sistema de planificación de la capacidad y de la agrupación.

De la tostadora al control de la capacidad

La planificación moderna del personal gira en torno a responder otras preguntas:

• ¿Contamos con suficiente personal con las habilidades adecuadas?

• ¿Quién está disponible, cuándo y en qué condiciones?

• ¿Cuál es el impacto de un cambio?

• ¿Cuándo utilizamos personal flexible y cuándo no?

• ¿Cuánto cuesta este plan?

Las organizaciones que lo tienen bien organizado no planifican de forma reactiva, sino anticipada.

Conclusión

La planificación de personal en organizaciones basadas en proyectos con un núcleo fijo y una estructura flexible es compleja, pero no imposible.
Al controlar la disponibilidad, las normas, los grupos y los costes, se consigue tranquilidad, previsibilidad y espacio para crecer.

No planificando más, sino planificando de forma más inteligente.