¡Los festivales se han convertido en algo imprescindible! Música, baile, sol y un cielo azul intenso, todo forma parte de ellos. Las entradas se venden como pan caliente, pero ¿cómo funciona eso? ¿Organizar un festival por tu cuenta?

La lista definitiva para organizar un festival

Hay muchos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de organizar algo. Lo más importante para organizar un festival es, por supuesto, el contenido.

1. Aplicación del plan de acción

¿Qué tipo de evento o festival quieres organizar? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cuál es mi público objetivo? ¿Cuántas personas quiero que asistan? ¿Qué decoración quiero para el festival? ¿Es un festival público gratuito o la gente tiene que pagar una entrada? Es importante convertir las respuestas a todas estas preguntas en un plan concreto. Quién, qué y cuándo son los elementos clave de tu guion. A partir de este plan, podrás ver qué partes externas necesitas para organizar todo esto. Piensa en la restauración, el entretenimiento, el ayuntamiento (para los permisos) y el personal para el día del evento. 

2. Lugar y fecha

Ahora que ya has diseñado el contenido del festival, es el momento de ocuparse de los aspectos más prácticos. ¿Dónde y cuándo se celebrará el festival? Es importante tener en cuenta la capacidad y el ruido del lugar. Otro aspecto importante es si se trata de un evento al aire libre o en un recinto cerrado, ya que el tipo de evento influye en los costes. Por ejemplo, en un evento al aire libre hay que tener en cuenta el tiempo, mientras que en un evento en interiores hay que prestar más atención a la ubicación y la disponibilidad. 

Cuando estés fijando una fecha para el festival, es importante que compruebes la disponibilidad con el ayuntamiento. También es importante tener en cuenta lo que hay que organizar con antelación y si esto es posible en el plazo previsto. Piensa, por ejemplo, en los días festivos, en los que la gente tiene libre, pero es posible que los proveedores estén cerrados. 

3. Presupuesto

Ahora ya sabes qué tipo de festival vas a organizar, cuándo será y dónde se celebrará el evento. Ahora puedes empezar a elaborar un presupuesto. Combina este presupuesto con el plan elaborado y analiza cuáles son tus gastos. ¿Cómo vas a financiar estos gastos? Por ejemplo, ¿cuántas entradas tienes que vender para cubrir los gastos? ¿Necesitas patrocinadores para no tener pérdidas? También puedes pensar en patrocinios para la decoración de tu festival, por ejemplo, sombrillas con su logotipo. 

Es importante que al principio solicites un gran número de presupuestos y los compares detenidamente. De este modo, garantizarás un margen de beneficio óptimo y no incurrirás en gastos innecesarios. A partir de los presupuestos, puedes hacer una estimación de los costes y, con ello, determinar cuánto deben costar las entradas para el festival o cuánto debe cobrar el servicio de restauración. Para ello, es importante que también hagas una estimación de las ventas que se producirán en un día de festival. 

4. Permisos y seguros 

¡Más vale prevenir que curar! Asegúrate de que tus permisos estén en regla y de que tengas un seguro por si algo sale mal. Para los festivales, a menudo se necesitan varios permisos, como un permiso de hostelería, un permiso para eventos o un permiso medioambiental. Consejo: ¡pide cita en el ayuntamiento y empieza con tiempo! Solicitar un permiso lleva bastante tiempo y, por lo general, tarda al menos ocho semanas en concederse. Una vez aprobados los permisos, aún tienes que ocuparte de la promoción y del personal.

Además de todos los permisos que autorizan todo, naturalmente también querrás que todo se haga de forma segura. Piensa en qué seguro necesitas. Con un seguro, limitas los riesgos de organizar tu evento. Un seguro de responsabilidad civil empresarial es uno de los más importantes, ya que el evento no está cubierto por tu propio seguro de responsabilidad civil. 

¡Establece condiciones generales! ¿Qué normas se aplican antes, durante y después de tu festival? ¿Se devolverá el dinero a los asistentes si, por cualquier motivo, el festival no puede celebrarse? 

5. Personal y promoción 

Por último, pero no menos importante: tu personal y la promoción. ¿Cómo te diferencias de otros festivales y por qué los trabajadores temporales quieren trabajar en tu festival? Organizar el personal de un festival puede ser una tarea considerable. Por lo general, no tienes personal propio y solo lo necesitas durante un día o unos pocos días. ¿Vas a contratar a gente? ¡Por supuesto que no!

Fleks tiene la solución ideal para esto y puede servir como tu software de gestión de eventos . Tú introduces los servicios que deben cubrirse con el número de personas que necesitas y nosotros te ponemos en contacto con agencias de empleo que cuentan con el personal adecuado. 

Además, puedes añadir un flujo de trabajo para que el personal esté bien preparado para tu propio festival. Con el flujo de trabajo, tú decides qué pasos deben seguir tus empleados durante su turno. Un flujo de trabajo siempre está vinculado a un turno. Esto significa que puedes crear diferentes flujos de trabajo para diferentes tipos de turnos, como un turno de bar o un turno de catering. Puedes crear infinitos flujos de trabajo. ¡Tú tienes todo el control! Puedes crear un cuestionario en el flujo de trabajo para comprobar si los empleados han leído bien las instrucciones. Al final de su turno, pueden rellenar una evaluación para que sepas qué les ha parecido el trabajo y qué se puede mejorar. Por último, pueden declarar sus gastos de desplazamiento y sus horas trabajadas, ¡para que el pago sea pan comido para ti!

Como puedes leer más arriba, organizar tu propio festival conlleva mucho trabajo. Gracias a la aplicación de planificación de personal Fleks, al menos no tendrás que preocuparte por tu personal. ¡Con Fleks tendrás una visión general en tiempo real, incluso durante tu festival! 

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