Organice su propio festival: consulte la lista de comprobación aquí

Los festivales han llegado para quedarse. Música, baile, sol y un cielo azul despejado, todo forma parte del juego. Las entradas se venden como churros, pero ¿cómo funciona? ¿Quiere organizar un festival usted mismo?

La lista de control definitiva para organizar un festival

La parte más importante de la organización de un festival es, por supuesto, el contenido.

1. Finalización del guión

¿Qué tipo de evento o festival quiere organizar? ¿Cuál es el objetivo? ¿Quién es mi grupo objetivo? ¿Cuántas personas quiero? ¿Qué tipo de decoración quiero para la fiesta? ¿Es un festival público y gratuito o la gente paga una entrada? Es importante convertir las respuestas a todas estas preguntas en un plan concreto. Quién, qué y cuándo son los elementos clave de su plan. Con este plan puedes ver qué partes externas necesitas para organizar todo. Piensa en el catering, el entretenimiento, el municipio (para los permisos) y el personal para el propio día. 

2. Lugar y fecha

Ahora los asuntos más prácticos del festival después de haber diseñado el contenido. ¿Dónde se celebrará el festival y en qué fecha? Es importante tener en cuenta la capacidad y la contaminación acústica del lugar. Otro aspecto importante es si se trata de un evento de interior o de exterior. Hay diferentes costes asociados al tipo de evento. Para un evento al aire libre hay que tener en cuenta el clima, pero para un evento en interiores hay que tener en cuenta la ubicación y la disponibilidad. 

Cuando te ocupes de elegir una fecha para el festival, es importante que compruebes la disponibilidad con el ayuntamiento. También es importante tener en cuenta lo que hay que organizar de antemano y si es posible hacerlo en el plazo previsto. Piensa también en los días festivos en los que la gente está libre, pero quizás los proveedores estén cerrados. 

3. Presupuesto

Ahora ya sabe qué tipo de festival está organizando, cuándo es y dónde tendrá lugar el evento. Ahora puedes empezar a trabajar en un presupuesto. Combine este presupuesto con el plan realizado y vea cuáles son sus gastos. ¿Cómo vas a financiar estos gastos? Por ejemplo, ¿cuántas entradas hay que vender para cubrir los costes? ¿Necesitas patrocinio para al menos no tener pérdidas? También puede pensar en el patrocinio de la decoración de su festival, por ejemplo, sombrillas con su logotipo. 

Es importante que pidas muchos presupuestos al principio y los compares bien. De este modo, se garantizará un margen de beneficio óptimo y no se incurrirá en gastos innecesarios. Sobre la base de los presupuestos, puede hacer una estimación de los costes y, por tanto, determinar también lo caras que deben ser las entradas para el festival o lo que debe cobrar el catering. Es importante que haga una estimación de lo que serán las ventas en un día tan festivo. 

4. Licencias y seguros 

Más vale prevenir que curar. Asegúrate de que tus permisos están en orden y de que estás asegurado si algo va mal. Los festivales suelen requerir varios permisos: una licencia de restauración, una licencia de eventos o una licencia medioambiental. Consejo: ¡concierte una cita con el ayuntamiento y empiece a tiempo! La solicitud de un permiso lleva bastante tiempo y, por lo general, sólo lo recibirá después de un mínimo de 8 semanas. Una vez aprobado el permiso, todavía tiene que organizar la promoción y su personal.

Además de todos los permisos que todo está permitido, también quieres que todo ocurra con seguridad. Piensa en el tipo de seguro que necesitas. El seguro limita los riesgos de la organización de su evento. El seguro de responsabilidad civil de la empresa es uno de los más importantes, ya que el evento no está cubierto por su propio seguro de responsabilidad civil. 

Redacte las condiciones generales. ¿Qué normas se aplican antes, durante y después de su festival? ¿Se devolverá el dinero si el festival no puede celebrarse de forma inesperada? 

5. Personal y promoción 

Por último, pero no menos importante: su personal y la promoción. ¿Cómo se distinguen de otros festivales y por qué los trabajadores flexibles quieren estar en su festival? Organizar el personal de un festival puede ser una tarea bastante ardua. Por lo general, no tiene personal y sólo lo necesita por un día o unos días. ¿Vas a contratar gente entonces? ¡Claro que no!

Fleks tiene la solución ideal para esto y puede servir como su software de gestión de eventos . Usted introduce los turnos que hay que cubrir con el número de personas que necesita y nosotros le pondremos en contacto con las agencias de empleo con el personal adecuado. 

También puedes añadir un flujo de trabajo para que tus empleados estén bien preparados para tu festival. Con el flujo de trabajo determinas los pasos que tus empleados tienen que realizar durante su turno. Un flujo de trabajo siempre está vinculado a un turno. Esto significa que puede crear diferentes flujos de trabajo para diferentes tipos de turnos, como un bar o un servicio de catering. Puede crear un número ilimitado de flujos de trabajo. Estás completamente a cargo! Puede crear un cuestionario en el flujo de trabajo para comprobar si los empleados han leído la información correctamente. Al final de su turno pueden rellenar una evaluación, para que sepas qué les ha parecido el trabajo y qué se puede mejorar. Por último, pueden declarar sus gastos de viaje y sus horas para que la remuneración sea un juego de niños.

Como se puede leer más arriba, hay mucho que hacer para organizar tu propio festival. Gracias a la aplicación de planificación de personal Fleks, no tendrá que preocuparse por su personal. Con Fleks mantendrá una visión general en tiempo real, también durante su festival. 

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